Birden fazla kullanıcı tarafından kullanılan, gerçek bir kişiye ait olmayan ancak gerçek kişi hesapları tarafından kontrol edilebilen, fakülte,birim,sergi vb. konularda kullanılan e-posta hesaplardır.
Ortak e-postayı en az iki gerçek kişi hesabı kontrol etmelidir.En fazla kontrol edecek hesap konusunda bir kısıtlama yoktur. Ortak hesaplara erişim yetkisi gerçek kişi hesaplarına verildiğinden kullanıcı tarafından üçüncü sahışlara verilmesi ancak kontrol eden kişinin şifresinin verilmesi ile mümkündür. Gerçek kişilerin şifrelerini üçüncü şahıslarla paylaşması KESİNLİKLE TAVSİYE EDİLMEZ. Şifrenizi paylaşmak yerine ilgili ortak e-postayı kullanmasını istediğiniz kişiye yetki verilmesini isteyebilirsiniz, böylelikle yetki verilen kişi de kendi hesabından ortak e-postayı kullanmaya başlayabilir. Kontrol eden kişi/kişilerin depolama alanlarından farklı bir yerde tutulduğundan gerçek kişi hesabında yer kaplamaz.
Ortak e-posta kullanan yetkililer, herhangi bir şifre gereksinim duymadan ortak hesaba erişebilirler ve kullanabilirler.
Ortak e-posta hesabından bir kullanıcı e-posta attığında örneğin "Anadolu Resim Sergisi adına Ahmet ÖZTÜRK" başlığıyla gönderilir. Dolayısıyla ortak e-posta hesabından yapılan her işlemin gerçek sahibi bilinir.
Ortak hesap kullanıcılarının dikkat etmesi gereken en önemli husus ortak e-posta hesabından bir e-posta gönderirken KİMDEN bölümünde ortak e-posta hesabını seçilmelidir. Aksi takdirde kişisel e-posta hesaplarından e-posta atılmış olur.